招投标档案承载着工程建设、政府采购等公共资源交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同形式的原始数据，是证明招投标交易行为合规合法的有力证据，招标档案资料是否系统、完整、真实地记载了招投标活动的全过程，直接反映了招投标工作质量的高低。为了充分发挥招投标交易档案在实际工作中的作用，市公共资源交易中心持续加强档案管理，通过“三化”，进一步规范公共资源交易档案管理工作。

　　制度机制标准化。严格执行交易档案的及时收集和整理，经过不断探索与实践，根据进场交易项目的类型对各类交易档案进行了科学分类，按照中心“四段式”流程管理模式，逐类按各环节制定了档案目录，统一了档案盒外观颜色和标签，各环节产生的资料由各科室负责收集整理并签字确认，最后分门别类统一整理编号入库。同时建立了档案查询目录，做到收集齐全、分类合理，确保档案归档程序更加规范，档案管理更加科学，档案查询更加快捷。

　　档案归档程序化。面对交易项目多、档案整理任务重的工作实际，中心积极探索、攻坚克难、加班加点、协力合作，不断加大工作力度、改进工作方式，认真填写《档案资料提交一览表》，对不能按时提交档案资料和资料提交不齐全的代理机构做到心中有数，并通过当面提醒、电话督促、限时提交等方式进行催促其提交招标交易资料，全面落实了档案资料的完整归档工作。在整理纸质档案的同时，对各类公共资源交易项目开、评标现场产生的音、视频监控资料进行了下载备份储存，以备查询，为各方交易主体提供快捷、方便的服务，提高档案管理效率。

　　档案安全常规化。严格遵循“严格管理、预防为主、防治结合、确保安全”的工作原则，禁止招标代理机构随意将招标资料带出中心场外，做好档案资料的安全保密工作。完善了《档案资料借阅制度》及《查档规定》，保证了档案资料查阅登记、还档注销等手续齐全。定期做好档案室卫生清洁，随时给档案室通风透气，做好档案室的防火、防水、防潮等安全保卫工作。