【公采传媒/《公共采购》杂志、公共资源网 张丽丽】有人说，公共资源交易档案是让调阅利用者认识和把握项目交易发展规律的钥匙，档案管理工作是维护历史真实面貌的重要事业。它把不同交易项目的完整过程真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为有关各方进行查考、利用交易历史信息，准确找寻交易是否依法依规完成的可靠依据。

　　在2019年全国公共资源交易平台创新成果观摩交流活动中，安徽省宣城市公共资源交易监督管理局带来的“宣城市公共资源数字化档案管理系统建设与应用”成果演示受到了专家和同行的关注。宣城市公共资源交易监督管理局局长李光明表示，数字化档案管理系统自动整理归档的电子化应用方式，轻松解决了以往纸质档案归档不及时和档案缺失问题，保障了交易档案归档的及时性和完整性。自动搜索查询的智能化管理模式，将档案管理人员从枯燥繁琐的档案管理工作中解放出来，除了一些必要的核验查询申请人身份外，档案归集、整理、借阅、检索、统计等全部实现数字化管理。

　　档案管理向数字化、智能化转型

　　一直以来，由于存在对档案工作重要性认识不到位的问题，对档案管理工作投入较少，更多关注的是招标和投标等交易流程，对档案管理缺乏制度和技术上的保障和支持。一些重要的档案资料被毁坏或者丢失，很多档案资料常年无人问津，无法发挥档案资料的价值和作用;部分从事档案工作人员缺乏专业的档案工作背景，常年累积的大量交易档案管理工作难度很大。

　　《国务院办公厅转发国家发展改革委关于深化公共资源交易平台整合共享指导意见的通知》中，明确提出“抓紧解决公共资源交易平台电子档案等问题”的要求。为此，宣城市公共资源交易中心认真贯彻落实，以推动公共资源交易档案存储数字化和管理智能化为目标，建成了宣城市公共资源交易数字化档案管理系统。

　　根据档案管理的各项要求，数字化档案管理系统与公共服务系统对接，以标段为主体标识，对公共服务系统中的相关业务数据进行归档管理。系统由档案归集系统和档案借阅系统两部分组成，档案归集系统为招标代理、招标人及交易中心档案管理员提供档案收集、档案整理、档案成卷、档案成档、档案鉴定、数据统计等智能化管理通道，实现项目从立项到合同签订交易全过程产生的电子档案资料按照电子档案目录自动归集，同时支持手动扫描上传功能，并根据系统创建的档案索引生成电子档案数据包。档案借阅系统提供档案快速检索功能，支持按照档案标题或者内容进行关键词匹配，以及按照时间段进行筛选查阅，实现索引导出电子档案供公检法等部门调查取证使用。

　　数字化档案管理打通全流程电子化

　　《政府采购法》《公共资源交易平台服务标准(试行)》《公共资源交易电子档案管理规范》等相关法律、法规、标准从不同方面对公共资源交易相关文件提出了相关要求。例如：规定将交易服务过程中产生的电子文档、纸质资料以及音视频等按有关规定统一归档;应齐全、完整地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性;采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年;应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

　　公共资源交易档案信息化建设，是指在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。宣城市公共资源交易数字化档案管理系统使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而进一步走向规范化、数字化、网络化。

　　实现交易全流程档案数字化归集。宣城市公共资源交易数字化档案管理系统自动整理归档的电子化应用方式，解决了以往纸质档案归档不及时和档案缺失问题，减少了人工整理碎片化原始材料的工作，有效保障了交易档案归档的及时性和完整性。宣城市公共资源交易中心还按照标准化档案目录采集数字化文件，建立公共资源交易数字化档案资源库，实现了全市1区6县全覆盖，有效缓解了中心现存多达2万余册交易项目档案、占地面积50平方米档案室的“胀库”危机。

　　优化档案利用。宣城市公共资源交易数字化档案管理系统将可利用的档案资源经过鉴定后建立公共资源交易数字化档案利用库，采用分级授权的方式实现了电子档案的安全发布和利用，为公检法相关部门快速高效地调查取证提供了有力保障。系统自启用以来已为相关单位提供档案调阅10余次。

　　实现交易全流程电子化。档案作为交易过程的最后一个重要环节，是项目交易过程的完整记录。宣城市公共资源交易数字化档案管理系统与公共服务平台实现无缝对接，自动将交易平台产生的数据导入到系统中，实现了交易全流程档案数字化归集，从而打通了公共资源交易服务全流程电子化的“最后一公里”。

　　数字化管理提升交易服务效率

　　李光明表示，近年来，我国公共资源交易市场发展良好，交易范围不断拓展，交易活动日趋规范，对提高投资效率、推动经济社会发展起着关键作用。随着宣城市公共资源交易中心业务的增加，产生了大量的档案文件。这些档案文件是公共资源交易中心在提供服务、开展经济活动中留下的宝贵资源。做好档案管理工作可以显著提高公共资源交易中心的效率和质量，在招标、投标信息化全面推进的背景下，应用信息化手段实现档案管理工作的智能化将成为重要课题，宣城只是稍早一步进行了探索。

　　数字化档案管理系统自启用以来受到市场主体的一致好评。对招标人、代理机构而言，减轻了整理原始资料的工作量，提高了归档工作效率和及时性;对交易中心而言，节约了大量存储空间，提高了档案管理工作效能;对于监督部门，可以在线提出借阅申请，远程调阅交易项目档案，快速便捷。

　　数字化档案管理还具有明显的社会效益，以宣城市全市一年1300个项目计算，每年至少可以节约纸张195万张，相当于减少砍伐树木650棵。

　　接下来，宣城市公共资源交易中心将在真正实现公共资源交易全流程电子化的基础上，进一步完善升级数字化档案管理系统，打造公共资源交易领域档案管理工作的新标杆。

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