【公采传媒/《公共采购》杂志、公共资源网 通讯员 刘毅】习近平总书记指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。

　　档案资料是对整个公共资源交易活动的真实记录，是有形市场建设和管理的重要依据，具有重要的查考价值和证明作用，公共资源交易平台作为信息流通的枢纽，应按照档案管理的有关要求，做好档案管理、保存和利用等具体工作。资料归档和档案查询是《公共资源交易平台服务标准(试行)》中关于交易平台八项服务内容之一。

　　完善档案管理制度

　　招标代理机构应制定档案管理制度，明确招标资料归档的范围、归档程序、保存方式、保存期限及期满的处置要求。

　　作为交易平台(集采代理机构)，应加强对《招标投标法》《政府采购法》《档案法》和《电子签名法》等法规的学习，自觉服从和遵守档案管理办法要求，提高档案管理意识和法治观念。

　　注重完善档案管理制度，按照“谁组织、谁立卷、谁移交”的原则和“一项一档”的要求，明确归档范围应当涵盖交易信息发布、交易活动过程、交易结果、验收结算等方面的内容。

　　档案具体组卷目录和内容应包括项目备案、招(投)标文件、挂网截图、开评标过程、音视频资料、质疑投诉处理、中标通知书、合同和履约验收等各环节10余项资料。实行电子化档案管理的，还要做好刻盘保存并定期备份，切实做到应装尽装，应入尽入，实现全程留痕、可溯可查，确保档案的完整性和真实性。同时明确归档立卷的具体要求，确定交易项目档案分类方案、档号命名规则，各卷按年度项目编号顺序编号，列明档案的名称、卷号、册数、应保管期限等。

　　完善档案移交、查阅制度。各项目组织科室在项目交易结束后及时将项目资料收集装档并将正本移交招标采购人，要求其落实专人妥善保管，每月底按时将副本移交交易中心档案管理人员，统一编码上架入柜。此外，还应明确档案查阅对象、查阅方式和审批程序等，按“申请—批准—查阅(借阅)—归还”流程办理，未经批准，不得查阅(借阅)档案，做好档案查询记录，确保档案的保密性和安全性。

　　通过完善制度，切实做到归档有范围，立卷有标准，移交有记录，查阅有规定，实现档案管理工作的制度化和规范化。

　　加强基本设施建设

　　公共资源交易项目档案保管和保密要求较高，交易平台应建立交易项目专用档案室、配置档案密集架等基本设施，

　　档案室必须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫这“八防”要求，并通过“人防、物防、技防”强化安全防护能力。档案室内应配备监控摄像头，安装防火、防盗自动报警系统，并配备空调机、灭火器、除湿机等设备。

　　随着公共资源交易平台全流程电子化招标采购的发展，档案管理不仅要配备计算机、打印机、扫描仪、复印机、装订机和打码机等常规设备，还应配备档案数字化管理软件、防磁柜、音视频光盘自动刻录机、档案级光盘等设备, 相关电子档案应当符合《档案法》和《电子签名法》的要求，提高档案管理智能化、现代化水平。

　　在电子档案管理中还要采用防火墙、数据加密、存取权限控制、防病毒入侵检测和云端备份等技术保护措施，以确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

　　培育档管工作队伍

　　在档案管理工作中，人是关键因素，落实制度、完成业务最终都要靠人来完成，所以建立一支责任感强、业务过硬的档案管理专业队伍是顺利开展档案工作的必要条件。

　　做好新时代项目档案工作，关键是培育一支具有“工匠精神”的档案管理工作人员队伍。公共资源交易平台应明确档案管理机构、分管领导、档案管理人员的权限以及归档节点的责任分工，做到各司其职，各负其责，并坚持“请进来”和“走出去”相结合，每年组织档案工作者外出参加业务培训和继续教育，不定期邀请档案专家培训讲课，不断提升档案工作者的业务水平和职业技能。

　　同时对交易项目档案管理实行月份绩效考核与年终工作考核相结合，对在项目档案管理上做出突出贡献的要在评先、评优、晋职等方面给予优先考虑，增强项目档案管理人员做好档案管理工作的责任感、使命感和荣誉感。

　　优化档案利用服务

　　服务是档案工作的根本，《关于深化公共资源交易平台整合共享的指导意见》也明确指出公共资源交易中心作为公共资源交易平台主要运行服务机构，应不断优化档案服务，抓紧解决公共资源交易平台电子档案、技术规范、信息安全等问题。

　　公共资源交易机构在做好档案资料的收集、整理、装订和归档保管的同时，更要用好、用活项目档案，充分发挥项目档案服务统计分析、经验总结和接受监督检查及司法调查的作用。在配合有关部门调查处理投诉事项、监督检查、违法违规案件和常规巡察时，交易机构应主动完整、详细、及时地提供各类纸质档案、电子数据和录音录像等。

　　档案管理服务要实现依法提供档案日常查询服务，如实体现档案运用的效果，在运用过程中要确保档案安全，同时还应通过与现代化档案管理模式的结合，最大限度地发挥信息技术的作用，实现档案信息资源共享，做好预约查询、网络查询和电话查询等服务，让档案信息“多跑路”，让服务对象“少跑腿”，不断优化档案查询利用服务，充分发挥交易项目档案应有的价值。

　　总之，各级公共资源交易平台，要通过完善档案管理制度，加强档案基本设施建设和档案管理人员教育培训，加快信息化建设，创新档案查询方式，不断优化档案服务。

　　(作者介绍：四川省仪陇县公共资源交易中心副主任)

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