北京市海淀区财政局文件

　　海财采购〔2013〕607号

　　北京市海淀区财政局

　　关于印发《海淀区政府采购项目档案管理

　　办法》的通知

　　区属各单位、各政府采购代理机构：

　　为进一步加强我区政府采购项目档案管理工作，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合海淀区实际情况，制定了《北京市海淀区政府采购项目档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。

　　2010年发布的《关于修订<海淀区政府采购项目档案管理暂行办法>的通知》(海财采购[2010]585号)同时废止。

　　特此通知。

　　北京市海淀区财政局

　　2013年12月5日

　　海淀区政府采购项目档案管理办法

　　第一章总体要求

　　第一条为加强政府采购项目档案的管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》有关规定，结合海淀区实际情况，制定本办法。

　　第二条本办法适用于海淀区政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。

　　第三条海淀区政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。

　　第四条政府采购项目档案是指在政府采购活动中形成的具有考查、利用和保存价值的文字、图表、声像资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的历史记录。是反映政府采购当事人依法管理和实施政府采购活动的重要凭据。

　　第五条政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在管理和实施政府采购活动中形成的历史记录，都应纳入政府采购档案管理，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

　　第二章政府采购项目档案内容和收集范围

　　第六条政府采购项目档案包括的内容执行《中华人民共和国政府采购法》第四十二条的有关规定。

　　政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构根据《海淀区政府采购项目档案目录》(附件一)内容要求，进行收集和归档。

　　第三章政府采购项目档案的保管要求

　　第七条采购人和采购代理机构，应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，指定专人负责政府采购项目档案的管理工作，明确岗位责任，制定政府采购项目档案管理制度，确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。

　　第八条采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本，正本由采购代理机构保管，副本或部分复印资料交采购人保管。

　　采购代理机构在项目结束后，应按照归档内容要求，及时完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷、装订工作，并将应由采购人保管的项目档案资料，完整的移交给采购人。移交项目档案时，填制《政府采购项目档案移交单》(附件二)一式三份，采购代理机构、采购人各留存一份，一份由采购代理机构交政府采购监督管理部门备案。

　　第九条政府采购合同签订后或项目竣工验收后，采购单位项目经办人或责任人应将该采购项目的所有文件材料进行收集整理后移交给单位档案管理人员存档。

　　第十条政府采购项目档案从采购项目结束之日起至少保存十五年。未中标供应商的投标文件作为资料由采购代理机构从采购结束之日起保存二年。对于在较长时期内有查考价值的重大政府采购项目档案资料，采购单位可根据需要永久保存。

　　第四章政府采购项目档案的使用、移交和销毁要求

　　第十一条采购人和采购代理机构，要建立健全政府采购项目档案查(借)阅登记制度。未经批准，不得擅自查阅、复印或借出政府采购档案。

　　第十二条 政府采购项目档案主要为政府采购当事人和政府采购监督管理部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。

　　第十三条政府采购项目档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购项目档案，应按档案管理的有关规定移交给政府采购监督管理部门。

　　政府采购监督管理部门应当对政府采购项目的采购活动进行检查，采购人和采购代理机构应当如实反映情况，提供有关材料。

　　第十四条保管期满的政府采购项目档案，按照档案管理的有关规定销毁。

　　第五章监督检查

　　第十五条政府采购监督管理部门应当加强对政府采购项目档案工作的指导、监督和检查。采购人和采购代理机构应当配合政府采购监督管理部门及有关部门对其政府采购项目档案的监督检查。违反规定的，依据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》，依法追究其法律责任。

　　第十六条本办法由北京市海淀区财政局解释。

　　第十七条本办法自发布之日起施行。

　　第十八条海淀区财政局2010年11月18日印发实施的《关于修订<海淀区政府采购项目档案管理暂行办法 >的通知》(海财采购[2010]585号)同时废止。